A lo largo de mi trayectoria profesional, he tenido diversas experiencias como consultor independiente. Sin embargo, fue en 2015 cuando ejecuté mi primer proyecto significativo en este ámbito. Durante ese tiempo, un contacto mío, dueño de una mediana empresa de retail en Perú con varias tiendas en Lima, me hizo partícipe de una necesidad crítica: controlar de manera efectiva el flujo de inventario en sus tiendas. La empresa carecía de mecanismos fiables para gestionar este aspecto crucial, lo que impactaba directamente en su operativa y eficiencia.

Para potenciar el proyecto y asegurar su éxito, decidí asociarme con un ex compañero del MBA, un especialista en gestión de proyectos y Supply Chain, cuya experiencia sería invaluable. Juntos, comenzamos a asistir a las reuniones de definición del alcance del proyecto. En colaboración con el dueño de la empresa y los principales responsables, establecimos un criterio de éxito primordial: generar alarmas de desviación de mercadería en las tiendas.

La empresa operaba con un almacén central y cada tienda contaba con un almacén propio, separado del espacio de venta. Estos espacios eran reducidos y estaban equipados con anaqueles destinados a los productos más demandados. Su proceso comercial se desarrollaba de la siguiente manera: la compañía importaba mercadería desde el extranjero, la recibía en un almacén de tránsito y la ingresaba en un sistema logístico que clasificaba los productos por códigos y categorías. Posteriormente, se distribuía en el almacén central y se enviaba a las tiendas según las necesidades comerciales, con un registro de salida en el sistema. Cabe destacar que las tiendas no disponían de un almacén temporal, lo que complicaba la recepción de mercadería, gestionándose en espacios informales.

Una vez que la mercadería se registraba en el sistema como ingreso y se ubicaba en el almacén de la tienda, quedaba a disposición de los vendedores, quienes solicitaban productos para exhibición o venta. Sin embargo, el proceso de venta no contaba con un sistema de registro, lo que generaba incertidumbre sobre el estado real de los productos: si habían sido vendidos, si permanecían en exhibición o si habían sido descartados por defectos.

Durante nuestra evaluación, identificamos dos factores cruciales que contribuían a las desviaciones en la gestión del inventario y, por ende, afectaban su fiabilidad:

• Demoras en la carga de mercadería en tiendas: Esto ocurría cuando el personal de logística se saturaba con el registro de salida de productos, ocasionando que los productos quedaran en tránsito y no se atendieran las demandas adecuadamente.
• Imposibilidad de contrastar ventas y mercadería: Al no registrar las ventas en ninguna base de datos, resultaba imposible determinar con precisión el porcentaje de mercadería vendida, almacenada o descartada.

El primer aspecto se relaciona con la distribución de la carga de trabajo. Tras un análisis más detallado, observamos que los responsables de logística, además de su función principal de controlar el inventario, colaboraban con los vendedores durante períodos de alta demanda. Esto llevó a un estudio de colas de atención, donde concluimos que los clientes esperaban entre 2 y 3 minutos para ser atendidos, con tiempos de atención que oscilaban entre 11 y 13 minutos. Al presentar estos hallazgos, acordamos profundizar en los procesos de ventas para identificar oportunidades de mejora. Estudiamos las tareas manuales asociadas a las ventas, en particular el registro de información en formatos de pedidos y recibos de venta. Notamos que, en situaciones de alta demanda, los errores en el registro aumentaban, afectando la fiabilidad del inventario.

Respecto al segundo aspecto, entendimos que el control del inventario en tienda era esencial. En una conversación con mi compañero, decidimos plantear la ecuación básica de gestión de inventarios:

Inventario final = Inventario inicial + Ingresos - Salidas.

Esta fórmula es válida únicamente en ausencia de desviaciones. Dado que este no era el caso, optamos por modificarla para incluir desviaciones, definiendo ingresos como la mercadería recibida y salidas como ventas, fallos y salidas de productos:

Inventario final = Inventario inicial + Ingresos de mercadería - Ventas - Fallos - Salidas de mercadería +/- Desviaciones.

De esta forma, al conocer todos los componentes de la expresión, podemos despejar las desviaciones, asumiendo que son negativas:

Desviaciones = Inventario inicial - Inventario final + Ingresos de mercadería - Ventas - Fallos - Salidas de mercadería.

Para calcular las desviaciones, no solo es necesario medir constantemente los niveles de inventario en el punto de venta, sino también digitalizar las ventas y los fallos de productos durante el período considerado, junto con un control riguroso de los ingresos y salidas de mercadería. Posteriormente, analizamos la viabilidad de la digitalización de los recibos de ventas y los niveles de inventario. Concluimos que la digitalización parcial de los formatos por los responsables de ventas no era viable debido a la complejidad que esto añadía a la gestión en las tiendas. En su lugar, propusimos implementar aplicaciones que capturaran las transacciones como parte de las funciones de los vendedores, lo que implicaba un cambio significativo en las operaciones.

Este estudio fue bien recibido por la empresa y, tras varias reuniones, acordamos desarrollar un piloto de aplicación en Visual Basic que se integrara con el sistema logístico actual. Este piloto tenía como objetivo registrar los movimientos de inventario, así como los ingresos, salidas, ventas y mermas de un grupo específico de productos con altas tasas de desviación. Para esto, se contrataría personal específico. La aplicación contaba con una base de datos desarrollada en MySQL y alojada en la nube, la cual calculaba continuamente el balance de desviaciones. En caso de que se identificaran desviaciones distintas de cero, el sistema generaba registros que podían ser visualizados de inmediato.

Una vez que culminamos el desarrollo del piloto y entramos en la fase de pruebas, mi compañero encontró una oportunidad profesional que le impidió continuar con el proyecto. No obstante, seguimos colaborando hasta finalizar las pruebas del piloto y la elaboración del informe de consultoría. La empresa quedó satisfecha con los resultados y los avances logrados en el control de inventario. Tiempo después, al reflexionar sobre esta experiencia, coincidimos en que la consultoría independiente presenta un potencial enorme, especialmente en pequeñas y medianas empresas. De hecho, consideramos que, en un futuro cercano, podríamos retomar este proyecto y llevarlo al siguiente nivel: formalizar una startup de consultoría.